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Description de tâche d'un aide-bureau pour nos musées L'aide-bureau assure le soutien administratif et organisationnel des activités du musée. Il contribue au bon fonctionnement du service en effectuant diverses tâches de bureau et en offrant un appui aux visiteurs des musées et aux membres du personnel. Principales responsabilités • Accueillir et orienter les visiteurs, répondre aux demandes d'information en personne, par téléphone ou par courriel. • Assurer la gestion du courrier entrant et sortant. • Effectuer la saisie, le classement et l'archivage de documents administratifs. • Préparer et mettre à jour des dossiers, formulaires et bases de données. • Participer à l'organisation des réunions, expositions, événements et activités éducatives. • Gérer les réservations de groupes ou les inscriptions aux activités du musée. • Effectuer des travaux de photocopie, numérisation et impression de documents. • Assurer le suivi des fournitures de bureau et signaler les besoins de réapprovisionnement. • Soutenir les différents départements du musée dans leurs tâches administratives quotidiennes. • Respecter les procédures internes et les règles de confidentialité. Compétences requises • Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.). • Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle. • Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. • Rigueur, discrétion et esprit d'équipe. • Intérêt pour le domaine culturel et muséal (un atout) • Maîtrise des trois langues véhiculaires du pays. • Diplôme d'aptitude professionnelle (DAP) Secrétaire Conditions de travail • Travail principalement effectué dans un environnement de bureau au sein du musée. • Contacts réguliers avec le public, les partenaires et les employés du musée. • Horaires pouvant inclure certains soirs ou fins de semaine lors d'événements spéciaux. Objectif du poste Assurer un soutien administratif efficace afin de contribuer à la qualité des services offerts par le musée et à la satisfaction des visiteurs. Contraintes: • Inaccessibilité des locaux pour les personnes à mobilité réduite • Extrait de casier judiciaire exigé