Gestionnaire Social & Office Manager

1. Identification du poste Rubrique : Description Intitulé : Gestionnaire social immobilier Logabo / Office Manager Structure : Petite ASBL de moins de 10 personnes Rattachement : Direction Relations internes : Direction, trésorerie, équipe des gestionnaires sociaux, conseil d'administration Relations externes : Propriétaires, occupants, ministère, communes, offices sociaux, services sociaux, syndics, fournisseurs techniques, assureurs Niveau indicatif : Fonction cœur de mission, terrain et coordination administrative Temps de travail : Gestion sociale : Temps partiel en fonction du portefeuille significatif de logements Office Management : Temps partiel en fonction de l'activité administrative de l'ASBL 2. Gestionnaire Social : Missions principales Gestion du parc de logements: • Tenir à jour l'inventaire du parc : adresse, type, surface, propriétaire, état, occupation, loyers, charges et échéances. • Organiser les visites, entrées et sorties de logement. • Réaliser ou coordonner les états des lieux d'entrée et de sortie. • Suivre les clés, compteurs, contrats d'énergie, assurances et documents logement de la communauté et nécessaire au calcul des loyers et des charges locatives. • Identifier les travaux nécessaires imputables ou non au locataire/propriétaire, prioriser les urgences et coordonner les interventions techniques. • Veiller au bon usage du logement et à la préservation du bien. Relation avec les propriétaires: • Être l'interlocuteur opérationnel principal des syndics et des propriétaires privés ou institutionnels. • Expliquer le fonctionnement de la gestion locative sociale et les obligations de chaque partie. • Préparer les éléments nécessaires à la signature ou au renouvellement des baux, avenants et conventions. • Répondre aux demandes concernant l'entretien, la restitution du bien, les travaux ou les documents administratifs. • Développer une relation de confiance durable afin de sécuriser le parc existant et d'encourager de nouvelles mises à disposition. Attribution et entrée dans le logement: • Participer à l'analyse des candidatures selon les critères internes et les exigences du dispositif. • Vérifier les éléments nécessaires à l'égibilité des candidats/locataires : composition du ménage, situation administrative, revenus, besoins spécifiques et adéquation logement/ménage. • Organiser la visite avec le ménage retenu. • Expliquer les droits et obligations : paiement, entretien, assurance, voisinage, occupation personnelle, signalement des problèmes, listing des personnes de contacts. • Préparer la convention d'occupation ou les documents contractuels en lien avec l'Office Manager qui effectuera le contrôle. • Mettre en place un plan de suivi individualisé lorsque nécessaire. Accompagnement social lié au logement: Accompagner les locataires et les membres de leur communauté domestique afin de les informer quant à leurs obligations de locataires et de les aider à les respecter, de favoriser le développement de rapports de civilité afin de réduire les risques de conflit entre locataires, d'assurer la cohabitation harmonieuse au sein d'un immeuble et l'intégrité du patrimoine immobilier. Un diplôme socio-éducatif ou expérience similaire au Luxembourg est un plus Suivi financier opérationnel et incidents: • Transmettre à la trésorerie les informations nécessaires sur loyers, charges, paiements, impayés et décomptes. • Identifier rapidement les retards de paiement et proposer une action graduée. • Suivre les plans d'apurement validés avec l'équipe. • Documenter les sinistres, dégradations, plaintes, réclamations et litiges. • Alerter la direction sur les situations à risque juridique, social, financier ou réputationnel. Reporting et conformité: • Tenir à jour les dossiers logements et occupants. • Produire des indicateurs : occupation, rotation, impayés, incidents, travaux, accompagnements réalisés. • Contribuer aux rapports aux financeurs, au ministère, aux communes et au conseil d'administration. • Veiller à la conformité documentaire des dossiers. • Participer à l'amélioration des procédures internes : impayés, entrée, sortie, visite, incident, travaux. 3. Office Management : mission principale Gestion administrative générale: • Assurer l'accueil téléphonique, physique et électronique. • Gérer le courrier entrant et sortant et organiser le suivi des réponses. • Tenir à jour le classement numérique et papier des dossiers. • Préparer, mettre en forme et archiver courriers, conventions, contrats, procès-verbaux et documents officiels. • Maintenir à jour les listes internes : logements, propriétaires, occupants, fournisseurs, échéances, assurances et contrats. • Mettre en place des rappels d'échéances pour éviter oublis et retards. Appui à la gouvernance associative: • Préparer les réunions du conseil d'administration et de l'assemblée générale. • Compiler les documents nécessaires aux décisions : ordres du jour, notes, tableaux de suivi, rapports. • Rédiger ou mettre en forme les procès-verbaux et assurer leur archivage. • Suivre les obligations statutaires et les documents officiels de l'ASBL. • Soutenir la préparation du rapport d'activité annuel. Coordination logistique et fournisseurs: • Gérer les commandes de fournitures, équipements et consommables. • Suivre les contrats fournisseurs : assurances, téléphonie, informatique, nettoyage, maintenance,abonnements. • Centraliser les demandes internes et coordonner les petites interventions logistiques. • Veiller au bon fonctionnement des locaux, de l'équipement et des outils de travail. • Demander des devis, suivre les bons de commande et vérifier les factures de premier niveau. Soutien administratif aux activités logement: • Appuyer la constitution des dossiers occupants et logements. • Préparer les documents liés aux entrées, sorties, états des lieux, conventions d'occupation et renouvellements. • Suivre les attestations, assurances, clés, compteurs et documents obligatoires. • Faciliter les échanges avec les propriétaires, communes, offices sociaux et administrations. • Soutenir la qualité du reporting administratif lié aux dispositifs Logabo ou gestion locative sociale. Appui RH et communication interne: • Préparer les dossiers du personnel et suivre les échéances administratives RH. • Organiser l'accueil administratif des nouveaux collaborateurs ou bénévoles. • Suivre les congés, absences, formations et documents obligatoires. • Mettre à jour les notes internes, modèles de documents et procédures simples. • Contribuer à une communication interne claire dans une petite équipe. 4. Critères de compétences Compétences techniques: • Bonne maîtrise de Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint ou outils équivalents. • Capacité à organiser une base documentaire fiable et accessible. • Bonne capacité rédactionnelle en français. • Notions de gestion locative, de facturation, de suivi de contrats et de classement comptable. • Compréhension des bases du logement abordable et de la gestion locative sociale, à acquérir ou renforcer. • Connaissance du luxembourgeois, de l'allemand, de l'anglais ou du portugais considérée comme un atout. • Excellentes capacités rédactionnelles pour comptes rendus, notes de suivi et rapports. Compétences comportementales: • Rigueur, méthode et sens des priorités. • Discrétion et respect absolu de la confidentialité. • Sens du service, accueil professionnel et patience. • Polyvalence et capacité à changer rapidement de sujet • Autonomie, fiabilité et esprit d'initiative. • Capacité à travailler avec des interlocuteurs très variés. Compétences de communication: • Savoir reformuler une demande et identifier le bon interlocuteur. • Rédiger des messages clairs, courtois et structurés. • Transmettre les informations utiles sans surcharge inutile. • Alerter la dir [...]