Personal Assistant

JINISO mencari Personal Assistant Direktur yang bertanggung jawab memastikan seluruh fasilitas rumah, kantor, dan gudang dalam kondisi baik, aman, nyaman, dan berfungsi optimal melalui preventive & corrective maintenance, pengelolaan vendor, kontrol budget, serta monitoring aset dan fasilitas. Tanggung Jawab: Menyusun dan menjalankan preventive maintenance schedule harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan untuk seluruh fasilitas dan equipment. Melakukan inspeksi rutin terhadap fasilitas rumah, kantor, dan gudang serta mengidentifikasi potensi masalah sebelum menjadi kerusakan. Menangani corrective maintenance , mulai dari menerima laporan, melakukan pengecekan, menentukan urgensi, koordinasi teknisi/vendor, hingga memastikan pekerjaan selesai dan hasilnya sesuai. Mengelola maintenance berbagai fasilitas seperti AC, listrik, plumbing, pompa, genset, CCTV, internet/Wi-Fi, water heater, kitchen equipment, warehouse equipment, rolling door, APAR, dan fasilitas lainnya . Menjadi PIC untuk emergency facility issues dan mampu mengambil tindakan cepat tanpa selalu menunggu instruksi. Mengelola vendor, termasuk sourcing, quotation comparison, negosiasi, monitoring kualitas pekerjaan, dan evaluasi vendor. Melakukan cost control dengan memastikan setiap pekerjaan memiliki quotation, approval, invoice, dokumentasi, dan bukti pembayaran yang lengkap. Membuat dan memperbarui asset database yang mencakup lokasi, spesifikasi, warranty, service schedule, riwayat kerusakan, dan budget maintenance. Mengelola maintenance calendar serta memastikan seluruh jadwal service tidak terlewat. Mendukung proyek renovasi, instalasi equipment baru, dan facility improvement , termasuk survey, budgeting, vendor coordination, timeline, dan quality control. Berkoordinasi dengan security, cleaning service, driver, gardener, ART, technician, building management , dan pihak terkait lainnya sesuai kebutuhan operasional. Membuat weekly facility report yang mencakup problem, action, status, cost, next maintenance, dan potential problem. Kualifikasi : Pengalaman 2-3 tahun di Facility Management, General Affairs, Building Maintenance, Property Management, Engineering Coordinator, atau bidang terkait. Memiliki basic knowledge mengenai listrik, plumbing, AC, bangunan, dan maintenance. Highly organized, detail oriented, memiliki sense of urgency Memiliki skill komunikasi yang sangat baik dan dapat berkoordinasi dengan tim Dapat menggunakan microsoft excel/google sheets Memiliki kemampuan negosiasi vendor dan memiliki network vendor menjadi nilai plus bersedia Working mobile ( rumah, kantor, dan warehouse) Memiliki kendaraan menjadi nilai plus