Administrative / ธุรการ

About us About us HAUS Academy คือสถาบันติวหลักสูตรอินเตอร์ (IGCSE, A-Level, IB, SAT) ดูแลนักเรียน จากโรงเรียนนานาชาติและหลักสูตร EP ตั้งแต่ระดับมัธยมจนถึงการเตรียมสอบเข้ามหาวิทยาลัย เราสอนแบบตัวต่อตัวและกลุ่มเล็กโดยครูเฉพาะทางรายวิชา ปัจจุบันมี 2 สาขา คือ เจริญกรุง และ พระราม 3 เรากำลังรับสมัครเจ้าหน้าที่ธุรการ / Admin จำนวน 1 อัตรา มาเป็นกำลังหลักในการดูแล ตารางเรียน การสื่อสารกับผู้ปกครอง และงานเอกสารของโรงเรียน ตำแหน่งนี้ทำอะไร Admin คือ "ศูนย์กลาง" ของโรงเรียน เป็นคนที่รู้ว่าใครเรียนกับใคร วันไหน ห้องไหน ชำระเงินแล้วหรือยัง และเป็นเสียงแรกที่ผู้ปกครองได้ยินเมื่อโทรเข้ามา เราเป็นทีมเล็ก ตำแหน่งนี้จึงได้เห็นภาพรวมของโรงเรียนทั้งระบบ ไม่ใช่งานเอกสารซ้ำ ๆ อย่างเดียว เราจึงมองหาคนที่ละเอียดกับตัวเลขและตารางเวลา ใจเย็นกับคน และรับผิดชอบงานจนจบ หน้าที่ความรับผิดชอบ 1. จัดตารางเรียน–ตารางสอน - จัดตารางเรียนใหม่ให้นักเรียนแต่ละคนและแต่ละกลุ่ม ให้สอดคล้องกับเวลาว่างของทั้งครูและนักเรียน - แก้ไข เลื่อน ยกเลิก และจัดคาบชดเชย พร้อมแจ้งทุกฝ่ายให้ตรงกัน - ตรวจสอบรายการเรียน/สอนประจำวันและประจำสัปดาห์ ให้ตรงกันทั้งฝั่งนักเรียนและครู - จองและจัดสรรห้องเรียน ไม่ให้ห้องหรือครูชนกัน - ยืนยันตารางเรียนล่วงหน้ากับผู้ปกครองและนักเรียนก่อนถึงวันเรียน 2. ติดต่อสื่อสารทาง LINE / โทรศัพท์ / อีเมล - ดูแลการสื่อสารกับนักเรียน ผู้ปกครอง และครูจำนวนมากในแต่ละวัน หลายช่องทางพร้อมกัน - ตอบคำถามเรื่องคอร์ส ตารางเรียน ค่าเรียน และรายละเอียดการเรียนการสอนได้อย่างถูกต้อง - รับแจ้งลา แจ้งเลื่อน และประสานการจัดคาบใหม่ - รับฟังและจัดการข้อร้องเรียนเบื้องต้นอย่างใจเย็น ส่งต่อผู้บริหารเมื่อเกินขอบเขต - สื่อสารด้วยความสุภาพ ชัดเจน และตอบกลับภายในเวลาที่เหมาะสม 3. เอกสารและการเงิน - ออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินให้ถูกต้องครบถ้วน - ตรวจสอบสลิปโอนเงิน และบันทึกการชำระเงินเข้าระบบภายในวันเดียวกัน - ติดตามยอดค้างชำระ และแจ้งเตือนผู้ปกครองอย่างสุภาพและสม่ำเสมอ - สรุปชั่วโมงสอนของครูแต่ละคนในแต่ละรอบ เพื่อตั้งเบิกค่าสอน - จัดเก็บเอกสารการเงินให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ 4. งานทะเบียนนักเรียนและฐานข้อมูล - เปิดคอร์สและลงทะเบียนนักเรียนใหม่ เก็บประวัติ โรงเรียน หลักสูตร และข้อมูลติดต่อให้ครบถ้วน - บันทึกและอัปเดตชั่วโมงเรียนคงเหลือของนักเรียนทุกคนให้เป็นปัจจุบัน - แจ้งเตือนล่วงหน้าเมื่อชั่วโมงเรียนใกล้หมด และประสานการต่อคอร์ส - จัดเก็บสัญญา ใบสมัคร และเอกสารนักเรียน ให้ค้นหาได้ทันทีเมื่อถูกขอ - ดูแลความถูกต้องของข้อมูลในระบบ ไม่ให้ซ้ำซ้อนหรือตกหล่น 5. ประสานงานครูผู้สอน - ยืนยันคาบสอนกับครูล่วงหน้า และตรวจสอบการเข้าสอนจริงในแต่ละวัน - ประสานหาครูสอนแทนกรณีครูติดธุระหรือลากะทันหัน - รวบรวมรายงานผลการเรียนและความเห็นจากครู เพื่อส่งต่อผู้ปกครอง - ช่วยเตรียมชีท เอกสาร และอุปกรณ์การสอน ในกรณีที่ครูร้องขอให้ช่วย - ดูแลเอกสารของครู เช่น สัญญาและเอกสารประกอบการเบิกค่าสอน 6. ดูแลลูกค้าหน้าร้านและความเรียบร้อยของสถานที่ - ต้อนรับนักเรียนและผู้ปกครอง ทั้งที่นัดหมายล่วงหน้าและ walk-in - ดูแลความเรียบร้อยของห้องเรียน พื้นที่ส่วนกลาง และของใช้สิ้นเปลือง - ดูแลนักเรียนระหว่างรอเรียนหรือรอผู้ปกครองมารับ - รับมือกับสถานการณ์เฉพาะหน้า เช่น นักเรียนเจ็บป่วยหรือบาดเจ็บ ครูมาไม่ทัน อุปกรณ์หรือระบบขัดข้อง และแจ้งผู้ปกครองกับผู้บริหารได้ทันท่วงที - ประสานงานกับนิติบุคคลอาคารหรือช่าง เมื่อมีปัญหาเรื่องสถานที่ 7. งานสมัครเรียนและติดตามผู้สนใจ - ให้ข้อมูลคอร์ส ราคา และแนะนำแพ็กเกจที่เหมาะกับนักเรียนแต่ละคน - จัดคาบทดลองเรียน และติดตามผลกับผู้ปกครองหลังทดลองเรียน - ติดตามผู้สนใจที่ติดต่อเข้ามาแล้วยังไม่ตัดสินใจ - บันทึกข้อมูลผู้สนใจและสถานะการติดตามไว้อย่างเป็นระบบ 8. รายงานและงานสนับสนุนผู้บริหาร - สรุปยอดนักเรียน ยอดชั่วโมงเรียน และยอดเงิน รายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน - ช่วยงานเอกสารของบริษัทตามที่ได้รับมอบหมาย - ช่วยงานประชาสัมพันธ์เบื้องต้น เช่น โพสต์ประกาศ ตอบข้อความเพจ - เสนอแนะวิธีปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้เร็วขึ้นและผิดพลาดน้อยลง หนึ่งวันของ Admin ที่ HAUS เป็นอย่างไร - ช่วงเช้า: เปิดสาขา ตรวจตารางของวันนั้น ยืนยันคาบกับครู และตอบข้อความที่ค้างจากเมื่อคืน - ระหว่างวัน: ต้อนรับนักเรียนและผู้ปกครอง ดูแลให้คาบเรียนเดินตามตาราง จัดการเรื่องเลื่อน หรือยกเลิกที่เข้ามาระหว่างวัน ออกใบเสร็จและตรวจสลิป - ช่วงเย็น: สรุปยอดของวัน อัปเดตชั่วโมงเรียนคงเหลือ และเตรียมตารางของวันถัดไป คนแบบไหนที่เหมาะกับงานนี้ - ชอบงานที่มีระบบ และรู้สึกดีเมื่อทุกอย่างลงตัวตรงเวลา - อดทนกับรายละเอียด ไม่รำคาญเวลาต้องตรวจซ้ำ - คุยกับคนได้ตลอดวันโดยยังรักษาน้ำเสียงและมารยาทได้ - รับผิดชอบงานจนจบ ไม่ปล่อยค้าง คุณสมบัติผู้สมัคร - วุฒิการศึกษา ปวส. – ปริญญาตรี ทุกสาขา - มีประสบการณ์งานธุรการ / แอดมิน / บริการลูกค้า อย่างน้อย 1 ปี - ใช้ Excel หรือ Google Sheets, Google Drive และ LINE OA ได้คล่อง - ละเอียดรอบคอบกับตัวเลขและตารางเวลา (ตารางผิดเพียงคาบเดียวกระทบทั้งวัน) - ทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ ใจเย็น รับมือลูกค้าที่ไม่พอใจได้อย่างมืออาชีพ - สื่อสารภาษาไทยสุภาพ เขียนข้อความเป็นทางการได้ - ภาษาอังกฤษระดับสื่อสาร อ่าน–เขียนอีเมลอย่างง่ายได้ (ผู้ปกครองบางท่านสื่อสารเป็นภาษาอังกฤษ) - ทำงานวันเสาร์–อาทิตย์ได้ เนื่องจากเป็นวันที่มีนักเรียนมากที่สุด (มีวันหยุดในวันธรรมดาแทน) - เดินทางสลับระหว่างสาขาเจริญกรุงและพระราม 3 ได้ - รักษาความลับของข้อมูลนักเรียน ผู้ปกครอง และค่าตอบแทนครูได้ จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ - เคยทำงานในโรงเรียนกวดวิชา โรงเรียนนานาชาติ หรือสถาบันการศึกษา - คุ้นเคยกับหลักสูตรอินเตอร์ (IGCSE, A-Level, IB, SAT) พอเข้าใจชื่อวิชา - ใช้ Canva หรือทำสื่อโซเชียลเบื้องต้นได้ - เคยใช้ระบบจัดตารางเรียน ระบบ CRM หรือระบบออกใบเสร็จ สิ่งที่คุณจะได้จากการทำงานกับเรา - ทีมเล็ก ได้เห็นภาพรวมของธุรกิจการศึกษาทั้งระบบ ไม่ใช่งานเอกสารซ้ำ ๆ อย่างเดียว - ได้เรียนรู้ระบบหลักสูตรอินเตอร์ ซึ่งเป็นความรู้เฉพาะทางที่หาจากที่อื่นได้ยาก - ผู้บริหารเข้าถึงง่าย ตัดสินใจเร็ว ข้อเสนอเรื่องการปรับปรุงงานถูกนำไปใช้จริง - สภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นระบบ มีขั้นตอนชัดเจน วัน–เวลาทำงาน - เวลา 09.00 – 18.00 น. - ใน 1 เดือน แบ่งเป็น 2 สัปดาห์ทำงาน 5 วัน/สัปดาห์ และอีก 2 สัปดาห์ทำงาน 6 วัน/สัปดาห์ (สลับกัน) - ทำงานวันเสาร์–อาทิตย์ และหยุดในวันธรรมดาแทน - ทดลองงาน 3 เดือน Benefits - เงินเดือน 18,000 บาท + ค่าเดินทาง 2,000 บาท = รวม 20,000 บาท/เดือน - ประกันสังคม - ค่าเดินทาง - โบนัส (ตามผลประกอบการ และการประเมินการทำงาน) - กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ - วันลาพักร้อน วิธีการสมัคร ส่ง Resume พร้อมรูปถ่าย มาที่อีเมล krujoy@hausacademy.com บริษัทจะติดต่อกลับเฉพาะผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกเบื้องต้นเท่านั้น