Admin & Operation Support Officer

Role Overview: ตำแหน่งนี้ทำงานร่วมกับ Chief Operating Officer และทีมโครงการอย่างใกล้ชิด ในการทำให้งานของแต่ละโครงการเดินหน้าไปพร้อมกันทุกฝ่าย โดยรับผิดชอบทั้งการประสานงาน ระหว่างทีมวิศวกร ทีมขาย ฝ่ายบัญชีการเงิน ลูกค้า และผู้รับเหมา รวมถึงการดูแลข้อมูลโครงการ ใบสั่งซื้อ ค่าใช้จ่าย และเอกสารส่งมอบ ให้ถูกต้องและเป็นปัจจุบันบนแพลตฟอร์มบริหารจัดการโครงการ ขององค์กร เพื่อให้ทุกฝ่ายอ้างอิงข้อมูลชุดเดียวกันได้ ลักษณะงานในแต่ละวันจะอยู่กับการพูดคุย ติดตามความคืบหน้า และเชื่อมงานระหว่างฝ่ายให้ต่อเนื่อง ควบคู่กับงานเอกสารและข้อมูลที่ต้องละเอียดและตรวจสอบย้อนหลังได้ ตำแหน่งนี้จึงเหมาะกับผู้ที่ทำงาน กับผู้คนได้ดีและมีวินัยในการจัดการข้อมูลไปพร้อมกัน หน้าที่ความรับผิิดชอบ 2.1 การประสานงานระหว่างทีม ลูกค้าและคู่ค้า เป็นจุดประสานงานกลางระหว่างทีมภายใน ลูกค้า ผู้ขาย และผู้รับเหมา เพื่อให้งานของแต่ละโครงการเดินหน้าได้ต่อเนื่อง ทำงานร่วมกับ COO ในการแปลงเป้าหมายและลำดับความสำคัญของงานให้เป็นแผนปฏิบัติ ประสานผู้เกี่ยวข้อง และสรุปความคืบหน้ากลับตามรอบที่ตกลงกัน ติดต่อสื่อสารกับผู้เกี่ยวข้องผ่านโทรศัพท์ อีเมล และช่องทางแชทของโครงการ ติดตามงานที่ยังไม่ได้ข้อสรุปและผลักดันให้ปิดได้ตามกำหนด จัดประชุม เตรียมวาระ บันทึกข้อตกลงและผู้รับผิดชอบ พร้อมติดตามผลในรอบถัดไป สื่อสารกับลูกค้าองค์กรในเรื่องการนัดหมาย ความคืบหน้าของงาน และการส่งมอบเอกสาร 2.2 ข้อมูลและเอกสารโครงการบนระบบ ดูแลข้อมูลใบสั่งซื้อ แผนงาน กำหนดส่งมอบ และบันทึกปัญหาของโครงการในระบบให้ครบถ้วนและเป็นปัจจุบัน จัดเตรียมและจัดเก็บเอกสารโครงการตามมาตรฐานของบริษัท เช่น เอกสารอนุมัติวัสดุ หนังสือส่งมอบ และชุดเอกสารส่งมอบงาน จัดทำรายงานสรุปความคืบหน้ารายสัปดาห์ ครอบคลุมงานที่คืบหน้า งานค้าง และประเด็นที่ต้องตัดสินใจ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในระบบเป็นรอบ และประสานผู้รับผิดชอบเมื่อพบข้อมูลขาดหายหรือไม่สอดคล้องกัน 2.3 งบประมาณและรายงานผลการดำเนินงาน ติดตามค่าใช้จ่ายจริงเทียบกับงบประมาณโครงการ และแจ้งผู้เกี่ยวข้องล่วงหน้าเมื่อมีแนวโน้มเกินงบ พร้อมข้อมูลประกอบการตัดสินใจ สนับสนุนการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานโครงการ ทั้งกำไรขาดทุนและโครงสร้างค่าใช้จ่าย รวมถึงตรวจสอบใบแจ้งหนี้ผู้ขายให้สอดคล้องกับใบสั่งซื้อ ช่วยจัดทำประมาณการรายได้รายเดือนและรายไตรมาส และรายงานสรุปสำหรับผู้บริหาร ประสานงานเอกสารเบิกจ่าย การวางบิล และการติดตามการรับชำระร่วมกับฝ่ายบัญชีและการเงิน 2.4 งานธุรการสนับสนุนทีมโครงการ ดูแลงานธุรการที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เช่น เอกสารบริษัท เอกสารสัญญา การขอเอกสารจากคู่ค้า และการจัดเก็บเอกสารต้นฉบับ ร่วมปรับปรุงขั้นตอนการทำงานและแบบฟอร์มให้ทำงานบนระบบได้มากขึ้น เพื่อลดงานเอกสารซ้ำซ้อน สนับสนุนการจัดทำใบเสนอราคาและรายงานสรุปสำหรับการประชุมบริษัท คุณสมบัติผู้สมัคร การศึกษาและประสบการณ์ ปริญญาตรีสาขาวิศวกรรมศาสตร์ บริหารธุรกิจ วิทยาการคอมพิวเตอร์ หรือสาขาอื่นที่เกี่ยวข้อง ประสบการณ์อย่างน้อย 5 ปี ในงานธุรการโครงการ ประสานงานโครงการ หรืองานสนับสนุนโครงการ มีประสบการณ์ในงานที่ต้องประสานหลายฝ่ายพร้อมกัน ทำงานด้านวิศวกรรม หรืองานสนับสนุนผู้บริหารระดับสูง จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ ทักษะการสื่อสารและการประสานงาน ใช้ภาษาไทยได้ดี และ ใช้ภาษาอังกฤษในการประชุมกับคู่ค้าต่างชาติ และการเขียนอีเมล ได้ดี สื่อสารได้ชัดเจน ตรงประเด็น และสุภาพ ทั้งการพูดและการเขียน สามารถสรุปเรื่องซับซ้อนให้เข้าใจง่ายได้ ทำงานร่วมกับผู้เกี่ยวข้องได้ทุกระดับ ตั้งแต่ทีมปฏิบัติงานหน้าไซต์และวิศวกร ไปจนถึงผู้บริหารของลูกค้า ริเริ่มติดต่อและติดตามงานได้ด้วยตนเอง และผลักดันประเด็นค้างให้มีข้อสรุปโดยรักษาความสัมพันธ์ที่ดีไว้ได้ ทำงานร่วมกับผู้บริหารได้ เข้าใจเป้าหมายของงานที่ได้รับมอบหมาย สอบถามเมื่อมีประเด็นไม่ชัดเจน และรายงานผลตรงเวลา รักษาความเป็นมืออาชีพในสถานการณ์ที่มีแรงกดดันหรือมีความเห็นต่างระหว่างฝ่าย ทักษะด้านข้อมูล เอกสาร และระบบ ละเอียดรอบคอบ และจัดระเบียบเอกสารและข้อมูลให้เป็นระบบได้ จัดทำการนำเสนอได้ดี เข้าใจ้ง่าย ใช้งานระบบดิจิทัลได้คล่อง เรียนรู้ระบบใหม่ได้เร็ว และเข้าใจว่าข้อมูลที่บันทึกไว้จะถูกนำไปใช้ต่ออย่างไร ใช้งาน Microsoft Office และ Google Workspace ได้ดี โดยเฉพาะการทำงานกับตารางข้อมูลและสูตรพื้นฐาน บริหารงานหลายเรื่องพร้อมกันและจัดลำดับความสำคัญของงานได้ มีความรับผิดชอบ เชื่อถือได้ และมีทัศนคติที่ดีต่องาน ทักษะหรือประสบการณ์ที่จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ มีประสบการณ์ทำงานบนระบบบริหารโครงการ ระบบติดตามงาน หรือระบบจัดซื้อจัดจ้างขององค์กร มีประสบการณ์ในโครงการด้านเทคโนโลยี วิศวกรรม หรือก่อสร้าง เคยประสานงานกับลูกค้าองค์กรกลุ่มอาคารสำนักงาน ศูนย์การค้า โรงแรม หรือธุรกิจบริหารอาคาร จัดทำรายงานสรุปหรือแดชบอร์ดข้อมูลได้ด้วยตนเอง ผลลัพธ์ที่คาดหวังจากตำแหน่งนี้ : เมื่อทำงานเต็มบทบาท เราคาดหวังผลลัพธ์ในภาพรวมดังนี้ ทุกฝ่ายอ้างอิงสถานะโครงการจากข้อมูลชุดเดียวกันได้ และข้อมูลในระบบตรงกับสถานะจริงของงาน ประเด็นระหว่างฝ่ายมีเจ้าภาพและกำหนดปิดที่ชัดเจน ไม่มีเรื่องค้างที่ไม่มีใครดูแล ผู้บริหารและทีมได้รับรายงานความคืบหน้าและรายงานทางการเงินตรงเวลาโดยไม่ต้องติดตาม เอกสารโครงการครบถ้วนและพร้อมสำหรับการตรวจสอบหรือส่งมอบได้ตลอดเวลา ความเสี่ยงด้านต้นทุนและกำหนดส่งมอบถูกสื่อสารล่วงหน้าพร้อมข้อมูลประกอบการตัดสินใจ ลูกค้าและคู่ค้าได้รับการติดต่อและติดตามอย่างสม่ำเสมอในระดับที่เป็นมืออาชีพ