Personal Assistant to CEO – ผู้ช่วยผู้บริหาร

Job Description & Evaluation Criteria ตำแหน่ง: Personal Assistant to CEO หน้าที่ความรับผิดชอบ 1.ด้านการบริหารตารางงานและประสานงาน จัดการตารางนัดหมายทั้งหมดของ CEO ทั้งภายในและภายนอกองค์กร (เช่น การประชุม, งานลูกค้า, งานส่วนตัว) ประสานงานกับฝ่ายต่างๆ เพื่อจัดตารางนัดหมายให้ไม่ทับซ้อน และเตรียมเอกสารประกอบประชุมให้ครบถ้วนก่อนทุกการนัดหมาย บันทึกและสรุปประเด็นการประชุม (Minutes of Meeting) เพื่อจัดส่งให้ทีมที่เกี่ยวข้อง ดำเนินการต่อ ติดตามงานที่มอบหมายจากผู้บริหารให้แต่ละฝ่าย พร้อมสรุปผลความคืบหน้าในรอบสัปดาห์ วางระบบปฏิทินดิจิทัล (Google Calendar / Notion / CRM) ให้สามารถซิงค์ข้อมูลและอัปเดตสถานะงานแบบเรียลไทม์ 2.ด้านการจัดเตรียมข้อมูลและสนับสนุนการตัดสินใจ รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจ ยอดขาย และรายงานต่าง ๆ เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร จัดทำเอกสารสำคัญ เช่น รายงานประจำเดือน, Presentation, หนังสือเวียนภายใน และเอกสารเชิงกลยุทธ์ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารก่อนเสนอเซ็น เช่น สัญญา, TOR, ใบเสนอราคา, ใบอนุมัติ, เอกสารภายในองค์กร จัดเก็บข้อมูลสำคัญของบริษัท/ผู้บริหารเป็นระบบ มีความปลอดภัย และเป็นความลับสูงสุด เตรียมข้อมูลสรุปสั้นๆ สำหรับการตัดสินใจเร่งด่วนของผู้บริหาร 3.ด้านการสื่อสารและภาพลักษณ์ผู้บริหาร เป็นผู้แทนติดต่อสื่อสารเบื้องต้นกับผู้บริหารระดับสูง คู่ค้า หรือหน่วยงานภายนอกในบางกรณี ร่างอีเมล จดหมาย หรือข้อความทางการในนามผู้บริหาร เพื่อใช้ในการสื่อสารภายในและภายนอกองค์กร ประสานงานกิจกรรมต่างๆ ของผู้บริหาร เช่น งานสัมมนา งานประชุมระดับผู้บริหาร หรือกิจกรรมสื่อสารภายในองค์กร (Town Hall / CEO Talk) ดูแลภาพลักษณ์ ความเรียบร้อย และความเป็นมืออาชีพในทุกกิจกรรมที่ผู้บริหารเข้าร่วม 4.ด้านงานส่วนตัวและงานดูแลทั่วไปของผู้บริหาร ดูแลตารางส่วนตัวของผู้บริหาร เช่น การเดินทาง, การจองที่พัก, ตั๋วเครื่องบิน, นัดหมาย ส่วนตัว หรือกิจกรรมครอบครัว ประสานงานเรื่องเอกสารการเงินส่วนตัว เช่น ใบเสร็จ, บัตรเครดิต, การเบิกจ่าย และการจัดเก็บเอกสาร จัดการเรื่องของใช้ส่วนตัว, ของขวัญ, เอกสาร confidential และสิ่งของสำคัญอื่นๆ ของผู้บริหาร สามารถขับรถผู้บริหาร (Toyota Alphard) และมีใบขับขี่ถูกต้อง รักษาความลับของผู้บริหารและข้อมูลส่วนตัวอย่างเคร่งครัด 5.ด้านการสนับสนุนโครงการพิเศษและกลยุทธ์องค์กร ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วย Project Coordinator ในโครงการสำคัญของบริษัท เช่น งาน Incentive, แผนกลยุทธ์การขาย, Town Hall, งานอบรม หรือแคมเปญระดับองค์กร ตรวจสอบความพร้อมของทีมงานและทรัพยากรที่เกี่ยวข้องก่อนทุกโครงการ ติดตามและรายงานความคืบหน้าของโครงการให้ผู้บริหารทราบตามรอบเวลา รวบรวมผลลัพธ์และสรุปบทเรียน (Post-Project Summary) เพื่อใช้ในการพัฒนาโครงการครั้งต่อไป