Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

L'association HANDIDENT La Réunion est une jeune association créée en 2025, avec le soutien de l'Agence Régionale de Santé (ARS). Son but est l'amélioration de l'accès aux soins de santé bucco-dentaire des personnes ayant des besoins spécifiques sur le terriroire de la Réunion. La/le secrétaire administratif/ve, contribue au bon fonctionnement de HANDIDENT La Réunion en assurant la gestion administrative de la cellule de coordination, le suivi associatif et le soutien logistique des activités de l'association. Sous la supervision de la chargée de projet et de la coordinatrice, vous aurez pour mission : - Gestion administrative de la cellule de coordination : Assurer le standard téléphonique et les appels téléphoniques auprès des usagers, familles, aidants, et partenaires ; Réceptionner, enregistrer et classer les dossiers des usagers ; Vérifier la complétude des documents transmis (consentements, questionnaires, fiches administratives) ; Organiser l'archivage physique et numérique des dossiers selon les procédures internes ; Préparer les fiches de liaison à destination des chirurgiens-dentistes ; Participer à la transmission sécurisée des informations nécessaires à l'accompagnement des bénéficiaires ; Préparer les courriers, mails types et documents administratifs liés au parcours des usagers ; Contribuer au suivi des indicateurs d'activité de la cellule de coordination. - Le suivi administratif de l'association : Gérer les bulletins d'adhésion et mettre à jour le registre des adhérents ; Assurer le suivi administratif des cotisations ; Préparer les convocations, feuilles d'émargement et dossiers nécessaires aux instances associatives (bureau, conseil d'administration, assemblée générale) ; Participer à l'organisation des réunions statutaires ; Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs de l'association ; Participer à la gestion du courrier entrant et sortant ; Mettre à jour les listes de diffusion et les contacts institutionnels et partenaires. - Appui aux salariés de l'association dans leur missions : Préparer les réunions internes et partenariales (convocations, réservation de salle, préparation des supports) ; Rédiger et mettre en forme les comptes rendus de réunions. - Suivi administratif des documents comptables : Participer à la recherche, à l'identification et à la comparaison d'outils, fournitures et prestations nécessaires au fonctionnement de l'association ; Réceptionner, trier et classer les factures fournisseurs par nature et par période ; Numériser et intégrer les documents dans le logiciel comptable ; Préparer les pièces demandées par le cabinet comptable, le commissaire aux comptes ou les financeurs. Compétence(s) et aptitudes recherchées : - Aisance dans l'accueil téléphonique et la gestion de demandes diverses ; - Maîtrise des outils informatiques et numériques (Word, Excel, Power Point, Trello, Canva, .) ; - Qualités organisationnelles ; - Excellentes qualités rédactionnelles et orales en français ; - Polyvalent-e, rigoureux-se, à l'écoute et aimant vous adapter à des situations différentes, vous saurez identifier les priorités stratégiques et opérationnelles et trouver des solutions ; - Forte autonomie et prise d'initiative ; - Capacité à travailler en équipe ; - Ponctualité, curiosité, sens du contact et de la relation ; - Capacité d'écoute, de diplomatie et de patience face aux requêtes et aux demandes de renseignements ; - Aisance en milieu multiculturel ; - Discrétion, retenue et respect de la confidentialité (domaine de la santé, publics institutionnels et politiques). Déplacements professionnels possibles (voiture de fonction) Poste en CDD à pourvoir dès que possible jusqu'au 24 septembre 2026 inclus, avec possibilité de renouvellement si prolongation ou pas de l'absence de la salariée remplacée. Lettre de motivation indispensable, à joindre à votre candidature.