ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Prestar suporte às rotinas administrativas do setor, organizando documentos, registros, informações, comunicações (internas e externas), controles e demandas administrativas conforme procedimentos institucionais e orientação da gestão, para contribuir com a eficiência dos fluxos internos, a rastreabilidade das informações e o adequado funcionamento das atividades da unidade. Responsabilidades e atribuições Atender ligações telefônicas destinadas à área, identificando o assunto, filtrando a demanda e encaminhando a chamada ao profissional responsável ou registrando recado quando necessário, para assegurar a comunicação adequada e tempestiva entre usuários, áreas internas e contatos externos. Realizar ligações internas e externas solicitadas pelo setor, diretamente ou utilizando os recursos de telefonia institucional e transferindo chamadas ou transmitindo recados conforme orientação, para viabilizar a comunicação entre áreas, profissionais, usuários e parceiros externos. Coletar e compilar dados e informações administrativas, consultando documentos, registros, sistemas, arquivos e fichários e consolidando as informações em planilhas ou relatórios, para apoiar a elaboração de controles administrativos e subsidiar a gestão do setor na tomada de decisões. Efetuar lançamentos de informações e registros administrativos, utilizando sistemas informatizados, planilhas eletrônicas ou ferramentas de cálculo, para manter atualizados os controles necessários às rotinas administrativas do setor. Registrar e organizar comprovantes, transcrições e informações administrativas em sistemas ou controles específicos, quando aplicável, conforme orientação e documentos recebidos, para garantir rastreabilidade, consulta e conformidade dos registros do setor. Controlar requisições e recebimentos de materiais de consumo do setor, solicitando itens por formulários ou sistemas internos e acompanhando a entrega e conferência dos materiais, para assegurar a disponibilidade necessária ao funcionamento das atividades da unidade. Redigir e formatar documentos administrativos, como cartas, memorandos, ofícios e comunicações internas, elaborando, revisando, digitando e encaminhando os documentos conforme orientação da área, para formalizar comunicações e registros institucionais. Apoiar a elaboração de quadros demonstrativos, relatórios e processos administrativos, inclusive documentação de apoio a pagamentos quando aplicável, consolidando informações em planilhas, documentos e sistemas conforme diretrizes da área e exigências legais, para manter registros formais e subsidiar a gestão administrativa e financeira do setor. Organizar, classificar e manter arquivos físicos e digitais do setor, identificando, digitalizando quando aplicável e guardando documentos conforme critérios estabelecidos, para garantir conservação, rastreabilidade e fácil acesso às informações institucionais. Examinar, organizar e encaminhar processos administrativos relacionados à unidade, conferindo documentos, registrando tramitações e direcionando-os aos setores responsáveis conforme orientação, para assegurar a continuidade e a correta tramitação dos processos institucionais. Acompanhar o andamento de expedientes e processos administrativos de interesse da unidade, monitorando prazos, realizando contatos internos e externos e prestando esclarecimentos dentro de sua alçada, para contribuir com o cumprimento dos prazos e a eficiência dos fluxos administrativos. Organizar e apoiar a logística de reuniões e eventos do setor, realizando agendamento de salas, convocação de participantes, preparação de recursos, apoio à elaboração de atas e suporte operacional, para viabilizar a realização das atividades conforme programação estabelecida. Prestar suporte a novos colaboradores do setor quanto às rotinas administrativas básicas, fluxos de documentos e diretrizes operacionais, repassando informações conforme orientação do gestor e procedimentos internos, para facilitar a integração inicial às atividades do setor. Apoiar a elaboração e o controle de escalas do setor, de acordo com a solicitação do gestor imediato, atualizando planilhas, sistemas ou documentos conforme informações fornecidas pela gestão, para manter registros organizados e subsidiar o acompanhamento da alocação de colaboradores. Apoiar a comunicação administrativa do setor, repassando informações, encaminhando comunicados e esclarecendo dúvidas operacionais conforme orientação do gestor, para contribuir com o alinhamento da equipe e a fluidez das rotinas internas. Zelar pelo sigilo, segurança e proteção de dados pessoais, sensíveis e institucionais, manuseando documentos, sistemas e informações conforme normas internas e legislação aplicável, para preservar a confidencialidade e reduzir riscos de exposição indevida. Auxiliar no cumprimento das normas institucionais e de integridade, consultando e divulgando orientações básicas previstas no Manual de Conformidade Administrativa, Políticas e Princípios de Integridade, para apoiar a aderência das rotinas administrativas às diretrizes da Instituição. Prestar suporte operacional na preparação e acompanhamento de auditorias internas e externas, separando evidências, organizando documentos e fornecendo informações solicitadas conforme orientação, para facilitar a rastreabilidade das informações e o atendimento às demandas de auditoria. Monitorar e atender aos requisitos aplicáveis do Sistema de Gestão Integrado da SPDM e do Sistema de Gestão Energética, observando suas diretrizes, políticas e procedimentos, cumprindo normas institucionais e contribuindo para as ações de melhoria contínua focadas no aprimoramento do desempenho dos sistemas, por meio do acompanhamento de indicadores alinhados ao direcionamento estratégico, assegurando a conformidade institucional e a qualidade dos processos organizacionais. Zelar pelo cumprimento das normas e diretrizes institucionais, identificando inconformidades e reportando ao gestor imediato. Zelar pela limpeza, conservação e guarda de equipamentos, materiais e do local de trabalho, mantendo a organização e seguindo rotinas estabelecidas, para garantir condições adequadas de uso e maior durabilidade dos recursos. Executar outras atividades pertinentes a função, conforme necessidades ou a critério do superior imediato para garantir flexibilidade e atender a necessidades emergentes na Instituição. Requisitos e qualificações Ensino Médio Completo; Desejável Ensino Superior: Graduação ou Tecnólogo completo ou cursando; Desejável Pacote Office (Excel, Word, Outlook e PowerPoint): Nível intermediário; Desejável experiência na área. Informações adicionais A SPDM - Associação Paulista para o Desenvolvimento da Medicina é uma Associação civil sem fins lucrativos, de natureza filantrópica, reconhecida de utilidade pública federal, estadual e no município de sua sede, respectivamente pelos decretos nos. 57.925, de 04/03/1966, 40.103 de 17/05/1962 e 8.911, de 30/07/1970. A diretriz primordial da Associação é sua inserção no sistema de saúde direcionada ao tratamento, prevenção de doenças e à promoção da saúde primária, secundária e terciária, estreitando laços com a comunidade local e reafirmando seu compromisso social de atender a todos, sem discriminação. Com o crescimento Institucional, a SPDM vem expandindo sua área de atuação com projetos, em desenvolvimento, na área da Assistência Social e na área Educacional. Toda essa gama de atividades consolida, cada vez mais, a SPDM como uma instituição filantrópica de grande porte, que busca a sustentabilidade econômica, social e ambiental. Assim, a SPDM contribui de forma efetiva para a melhoria contínua dos serviços prestados pelo Sistema Único de Saúde do Brasil, visando principalmente garantir a universalidade e as oportunidades de acesso à saúde, necessárias ao desenvolvimento humano e social do cidadão. Nosso compromisso é promover uma cultura de inclusão da diversidade, que capacita nossos colaboradores a contribuir com o seu melhor. Todos os candidatos qualificados serão considerados para as vagas, sem distinção de etnia, religião, orientação sexual, identidade e/ou expressão de gênero, idade, raça, nacionalidade ou deficiência. A SPDM é uma empregadora de igualdade de oportunidades de emprego para todas as pessoas que assim atendam os requisitos mínimos. Valorizamos o compartilhamento de ideias, o desenvolvimento de uma cultura de trabalho em equipe, respeito a diversidade e inclusão. MISSÃO Atuar com excelência na atenção à saúde sem preconceito, distinção ou classificação dos cidadãos. VISÃO Ser reconhecida como organização filantrópica brasileira em saúde de maior abrangência e competência. VALORES - Capacitação - Compromisso social - Confiabilidade - Empreendedorismo - Equidade - Ética - Humanização - Qualidade - Sustentabilidade ecológica, econômica e social - Tradição - Transparência