Oficial De Administracion Y Finanzas

Venezuela (Bolivarian Republic of) OFICIAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Organization Agency for Technical Cooperation and Development Acted es una ONG internacional sin ánimo de lucro con sede en París, Francia con operaciones en más de 40 países a nivel mundial. La misión de Acted es aportar asistencia humanitaria inmediata a aquellos que se encuentren en situación de necesidad al mismo tiempo que genera oportunidades a largo plazo para un crecimiento durable. Acted opera en contextos de catástrofe natural, conflicto armado y crisis socioeconómica. Acted se encuentra en la búsqueda de un/a Oficial de Administración y Finanzas para integrarse a nuestro equipo en la misión de Venezuela. El (la) oficial de administración y finanzas, garantizará el cumplimiento de los procedimientos administrativos, de recursos humanos (RRHH) y finanzas de acuerdo con las políticas internas de ACTED y de los donantes en la base de Coro, estado Falcón. El (la) oficial de administración y finanzas, trabajará bajo la supervisión directa del gerente de base y en coordinación con los diferentes de departamentos de la oficina central de Caracas. Funciones Finanzas Asegurar el seguimiento del presupuesto/control de gastos de los proyectos a través del BFU proporcionado desde el departamento financiero de Caracas. Apoyar en la elaboración de presupuestos para nuevos proyectos cuando sea requerido. Monitorear la conformidad de los documentos financieros. Gestionar la tesorería de la base de Coro, estado Falcón. Realizar y gestionar los pagos en efectivos cuando sean autorizados según los procedimientos internos de ACTED y la regulación de los donantes. Realizar el arqueo de caja y completar el CFU semanalmente. Apoyar en la evaluación de las necesidades mensuales de efectivo para la base. Elaborar y verificar las cuentas de cobro del personal para la gestión efectiva de sus honorarios profesionales. Garantizar la ejecución oportuna de pagos a proveedores. Apoyo en auditorias, escaneo verificación, corrección de piezas y expedientes, hasta cerrar de manera satisfactoria los archivos para la organización y donantes. Recibir, enviar, registrar, distribuir, archivar y mantener física y digitalmente los documentos de archivo en las unidades de conservación e instalación de acuerdo con los procedimientos. Administración Apoyar técnicamente el proceso de transferencias documentales. Elaborar, tramitar y mantener seguimiento oportuno de las actividades y procedimientos a desarrollar. Organizar las solicitudes de compra y/o servicio de acuerdo con los procedimientos de la organización y de los donantes. Desarrollar y actualizar los procesos administrativos de Acted: reglamento interno, Manual de procedimientos, memos, etc. Seguimiento y actualización de los procesos legales: representación legal, registros diversos (Ministerios e instituciones Públicas, etc.). Gestionar los contratos administrativos (oficinas, guest-house) y el seguimiento administrativo (renovación de contratos, relación con los puntos focales, etc.) Recursos Humanos Asegurarse de que los equipos de la base conocen, entienden, aplican y respetan el reglamento interno de ACTED. Reclutamiento (en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos) del personal nacional de la base. Revisión de los TDR de los equipos a fin de actualizarlos y ajustarlos a los contratos laborales. Gestionar el seguimiento administrativo de los documentos de los empleados (seguimiento de las vacaciones, de las ausencias, del pago de los cargos sociales, etc.). Junto con el gerente de base hacer el seguimiento de las evaluaciones anuales. Proponer planes de formaciones de los empleados cuando es necesario. Soporte en relaciones laborales y administración del personal. Apoyar el establecimiento de buenas relaciones interpersonales de trabajo en la base. (Resolución de conflictos). Controlar los archivos de Recursos Humanos. Liquidación de nómina, gestión de seguridad social y novedades relacionadas con los contratos del personal contratado. Apoyar el desarrollo y actualización de las políticas de gestión nacional de recursos humanos. Atender y dar respuesta oportuna a los requerimientos, dudas o solicitudes administrativas presentadas por el staff. Requisitos Obligatorios Profesional graduado titulado (a) como administrador de empresas, ingeniero industrial, contador público o carreras afines. Al menos tres (3) años de experiencia en administración y finanzas. (Preferiblemente en una ONG internacional). Experiencia en el trato con socios nacionales y autoridades locales/gubernamentales Experiencia en habilidades organizativas comprobadas. Experiencia trabajando en entornos de trabajo multicultural. Manejo avanzado de herramientas de reporte financiero y control de gastos. Conocimiento de procesos de procura y normativas de transparencia. Dominio de Paquete Microsoft Office. Habilidades blandas: dinamismo, liderazgo, gestión de equipo, autonomía, alta atención al detalle, responsabilidad, comunicación asertiva, orientación a resultados, transparencia, flexibilidad. Competencias Compromiso con la transparencia en el manejo de fondos y procesos de selección. Capacidad para la organización y priorización de actividades. Orientación al servicio: disposición para dar respuesta a los requerimientos con amabilidad, empatía y respeto, incluso en situaciones bajo presión. Capacidad de atención al detalle. Condiciones Contrato de prestación de servicios bajo la figura de Honorarios Profesionales durante 3 meses con posibilidad de renovación según disponibilidad presupuestaria y desempeño. Lugar de trabajo: Oficina de ACTED en Coro – Estado Falcón. Honorarios profesionales según la escala de la organización. Trabajo presencial y posibles viajes a las bases. #J-*-Ljbffr