Auxiliar Administrativo

*Funciones de un Auxiliar Administrativo en una empresa* El auxiliar administrativo es el que sostiene la parte operativa para que todo fluya. No toma decisiones gerenciales, pero sin él se cae el papeleo. *1. Gestión documental y archivo* 1. *Organizar y archivar*: Llevar el archivo físico y digital de facturas, contratos, oficios, correspondencia. Todo debe estar localizable en 2 minutos. 2. *Elaborar documentos*: Redactar oficios, memorandos, actas, cotizaciones, reportes básicos con formato correcto. 3. *Control de correspondencia*: Recibir, registrar, distribuir correo físico y electrónico. Dar seguimiento a respuestas pendientes. 4. *Actualización de bases de datos*: Ingresar datos de clientes, proveedores, empleados en Excel o sistema ERP. *2. Soporte a compras y contabilidad* 5. *Apoyo a compras*: Solicitar cotizaciones, hacer órdenes de compra, dar seguimiento a entregas con proveedores. 6. *Gestión de facturación*: Recibir facturas, verificar que tengan respaldo, pasar a contabilidad para pago. Llevar control de facturas pendientes. 7. *Manejo de caja chica*: Recibir, entregar y rendir caja chica según políticas. Cuadrar gastos con comprobantes. 8. *Control de inventario de oficina*: Pedir suministros, llevar kardex de papelería, tinta, equipos. *3. Soporte operativo y atención* 9. *Coordinar agendas*: Agendar reuniones, reservar salas, enviar recordatorios a participantes. 10. *Atención telefónica y presencial*: Filtrar llamadas, recibir visitantes, dar información básica de la empresa. 11. *Apoyo a RRHH*: Recibir carpetas de candidatos, archivar contratos, elaborar certificados laborales básicos. 12. *Elaborar reportes*: Hacer reportes semanales/mensuales de asistencia, gastos, ventas simples en Excel. *4. Habilidades y herramientas que piden* 1. *Excel intermedio*: Tablas dinámicas básicas, fórmulas, filtros. Es lo que más te evalúan. 2. *Word y PowerPoint*: Para oficios e informes presentables. 3. *Organización y manejo del tiempo*: Tienes 5 jefes pidiéndote cosas a la vez. 4. *Atención al detalle*: Un número mal en una factura te cuesta plata. 5. *Confidencialidad*: Manejás info sensible de sueldos, contratos, clientes.