Secretaria / Recepcionista

1. Identificación del cargo Cargo: Secretaria Recepcionista Área: Administración Lugar de trabajo: Conchalí Jornada: Presencial Horario: * Lunes y martes: 08:30 a 18:15 horas. * Miércoles a viernes: 08:30 a 17:15 horas. Reporta a: Jefatura / Gerencia 2. Objetivo del cargo Brindar atención y apoyo administrativo a clientes, proveedores, trabajadores y visitas, asegurando una recepción ordenada, cordial y eficiente, además de gestionar adecuadamente las comunicaciones, documentación y requerimientos administrativos de la empresa. 3. Principales funciones * Recibir y atender cordialmente a clientes, proveedores, visitas y trabajadores que ingresen a la empresa. * Atender, filtrar y derivar llamadas telefónicas a las áreas o personas correspondientes. * Recibir y responder correos electrónicos, derivando las solicitudes a quien corresponda. * Recepcionar, registrar y distribuir correspondencia, documentos, encomiendas y otros despachos. * Coordinar y controlar el ingreso de visitas y personal externo, de acuerdo con los protocolos internos de la empresa. * Mantener actualizados los registros de visitas y otros controles asociados a la recepción. * Apoyar en la coordinación de reuniones, visitas y actividades administrativas. * Recepcionar facturas, documentos y otros antecedentes, derivándolos oportunamente a las áreas correspondientes. * Apoyar en la organización, clasificación y archivo de documentación. * Mantener el área de recepción ordenada y con una adecuada presentación. * Apoyar en la solicitud y control de insumos necesarios para el funcionamiento de la recepción. * Entregar información general a clientes, proveedores y visitas, manteniendo siempre una atención cordial y profesional. * Apoyar en distintas labores administrativas requeridas por su jefatura. * Mantener una comunicación fluida con las distintas áreas de la empresa para facilitar la gestión de requerimientos. * Cumplir con los procedimientos internos, normas de seguridad y protocolos establecidos por la empresa. * Mantener la confidencialidad respecto de la información a la que tenga acceso en el desarrollo de sus funciones. * Realizar otras funciones administrativas relacionadas con su cargo que sean solicitadas por su jefatura. 4. Requisitos del cargo * Enseñanza media completa. * Deseable formación técnica en Secretariado, Administración o carrera afín. * Experiencia previa en cargos de recepción, secretariado, atención al cliente o labores administrativas. * Inglés básico, con capacidad para comprender y responder consultas simples de manera oral y escrita. * Manejo de Microsoft Office, especialmente Word y Excel. * Buena comunicación oral y escrita. * Disponibilidad para trabajar de manera presencial en Conchalí. 5. Competencias requeridas * Orientación al cliente y servicio. * Buena comunicación. * Organización y planificación. * Orden y atención al detalle. * Proactividad. * Responsabilidad y compromiso. * Trabajo en equipo. * Capacidad para gestionar múltiples tareas. * Amabilidad y cordialidad. * Discreción y confidencialidad. * Capacidad de adaptación. 6. Relaciones del cargo Relaciones internas: Mantiene contacto permanente con las distintas áreas y colaboradores de la empresa para gestionar requerimientos administrativos y canalizar información. Relaciones externas: Mantiene contacto con clientes, proveedores, visitas, empresas externas y otros terceros que se relacionen con la empresa. 7. Indicadores de gestión sugeridos * Correcta atención y orientación de visitas, clientes y proveedores. * Registro y control oportuno de visitas y documentación recibida. * Tiempo de respuesta y derivación de llamadas, correos y requerimientos. * Mantención del orden y funcionamiento de la recepción. * Cumplimiento de los procedimientos y protocolos internos. * Nivel de satisfacción de clientes internos y externos respecto de la atención recibida.